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Telefon- und Videokonferenzen

Das sind die besten Tools und Programme

Programme und Software zum gemeinsamen ortsunabhängigen Arbeiten und Kommunizieren gibt es schon länger, doch momentan in Zeiten der Corona-Krise bekommen sie eine ganz neue Bedeutung. Das “Social Distancing” zwingt Unternehmen nun sich mit der Digitalisierung auseinanderzusetzen, um auch im Homeoffice einen reibungslosen Arbeitsablauf zu ermöglichen. Da kann die Vielzahl an verschiedenen Tools, Programmen und Apps schnell verwirrend sein.  Welches Angebot eignet sich am besten für mein Unternehmen, Budget, Kenntnisstand? Welche Funktionen benötige ich wirklich? Um diese Fragen zu beantworten, hier die sechs besten Tools für Telefon- und Videokonferenzen im Vergleich:

Jitsi Meet

Für einen kurzfristig aufgesetzten Call, zum Beispiel aus einem bestehenden Telefonat heraus, eignet sich die freie Videokonferenzsoftware Jitsi Meet. Diese lässt sich direkt aus einem Browser heraus starten, eine zusätzliche Installation von Software ist nicht notwendig.

  • Webcam
  • Browser mit Support von WebRTC = ein Standard, der die Echtzeitkommunikation zwischen zwei verschiedenen Browsern ermöglicht (Chrome, Chromium, Firefox)
  • Server (öffentliche Jitsi-Meet-Instanzen stehen online zur Verfügung)

Eigenschaften

  • Videokonferenz
  • Desktop-Freigabe (Möglichkeit anderen Teilnehmern Inhalte von Desktop zu zeigen)
  • Chat

Funktionsweise

  • Jede Videokonferenz hat eigenen Namen zur Identifikation
  • Auf der Instanz werden 4 Wörter zufällig ausgewählt, die den Call-Namen bilden
  • URL des Calls kann an alle Teilnehmer geschickt werden
  • Freie Software
  • Open Source (für jeden zugänglich)
  • Lässt sich direkt aus Browser starten
  • Keine Installation notwendig
  • Kostenfreie Instanz
  • Möglichkeit eigene Instanz aufzusetzen
  • Call-In möglich (Zuschaltung per regulärem Telefon)
  • Funktioniert bei eigenem Host gut für viele Teilnehmer (mehr als 20)
  • Großer Ansturm aufgrund der Coronakrise kann zur gelegentlichen Überlastung der freien Instanz führen
  • Keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Zoom

Zoom gilt als der Platzhirsch unter den modernen Videokonferenzsystemen. Es bietet ein kostenfreies Angebot, das jedoch bei Calls mit vielen Teilnehmern ein paar Einschränkungen mit sich bringt, zum Beispiel eine maximale Call-Dauer von 40 Minuten. Im kostenpflichtigen Bereich werden diese Beschränkungen aufgehoben.

  • Webcam
  • alle gängigen Browser und Betriebssysteme

Eigenschaften

  • Videokonferenzen (+ Notizfunktion, Teilen und Abspielen von Videos, Virtuelle Hintergründe)
  • App (+ Sicherer Fahrmodus)
  • Chat
  • Interaktivität (Umfragen, Fragen und Antworten, Virtuelle Wortmeldung, Aufmerksamkeitsanzeige)
  • Administration (Auslastungs- und Nutzungstrends, Versionsverteilung, detaillierte Berechtigungseinstellungen)
  • Verknüpfung mit E-Mail- und Kalender-Anwendungen

Funktionsweise

  • Moderator verschickt an Teilnehmer Besprechungs-ID oder direkten Link zur Software
  • Bei Telefonkonferenz gibt es zur Teilnahme Telefonkonferenznummer
  • Zoom-Account für Beitritt von Meeting nicht notwendig, nur installierte Software oder mobile App
  • Platzhirsch unter den modernen Systemen für  Videokonferenzen
  • Kostenloser Account möglich
  • In den USA sehr weit verbreitet
  • Sehr große Videokonferenzen möglich (mehr als 150 Teilnehmer)
  • Technisch sehr ausgereifte Lösung
  • eine Vielzahl an unterschiedlichen Funktionen
  • Verfügbar für Windows, Linux und macOS sowie als App für Android und iOS
  • Bei kostenfreiem Account Einschränkungen, wie maximale Call-Dauer von 40 Minuten bei Calls mit vielen Teilnehmern
  • Nur kostenpflichtige Version frei von Beschränkungen
  • Datenschutz unsicher

Nextcloud Talk

Das in Deutschland entwickelte Tool Nextcloud Talk muss auf einem eignen Server gehostet werden. Im Vergleich zu anderen Anwendungen ergeben sich hierdurch Vorteile hinsichtlich des Datenschutzes. Die Basic Version ist kostenlos.

  • Support von WebRTC (im Browser)
  • Nextcloud-Server Version 13 oder neuer (in der App)
Eigenschaften
  • private oder öffentliche Chats zwischen zwei Personen oder Gruppen
  • unterstützt Audio, Video und Text
  • Desktop-Freigabe
  • Integration von Nextcloud Files und Nextcloud Groupware
Funktionsweise
  • WebRTC stellt Peer-to-Peer-Verbindungen zwischen Teilnehmern her
  • Möglichkeit, in der App Personen direkt oder über einen öffentlichen Link zum Call einzuladen
  • Produkt aus Deutschland
  • Open-Source
  • Basisversion kostenlos verfügbar
  • Bietet durch eigenständigen Host Vorteile hinsichtlich Datenschutzes
  • Sichere Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
  • Mehrere europäische Regierungen nutzen Nextcloud
  • App für mobile Geräte verfügbar
  • Enterprise Lösung kostenpflichtig
  • Muss selbst gehostet werden

Google Hangouts

Der Messenger von Google bietet einen schnellen, kostenlosen und nutzerfreundlichen Einstieg. Der Dienst soll laut Google allerdings 2020 eingestellt werden, potentieller Nachfolger: Google Meet.

  • Webcam / Handykamera
  • Google Konto
  • alle gängigen Betriebssysteme und Browser
Eigenschaften
  • SMS
  • Audio- und Videoanrufe
  • Individualisierung möglich durch Fotos, Karten, Emojis, Stickern und GIFs
  • Aufzeichnung und Teilen von Videogespräch über Hangout on Air
  • Einbindung in Google Mail und Chrome-Browser
Funktionsweise
  • Google Account für Login
  • Kontaktliste mit Freunden aus Google Mail bereits vorhanden
  • Möglichkeit richtige Handy- und Festnetznummer (1 Cent pro Minute) zu wählen und über das Internet anzurufen
  • Kostenloses Tool
  • Einzel- und Gruppenchats mit bis zu 150 Personen
  • Anrufe über Handynummer möglich
  • Videoanrufe mit bis zu 10 Personen
  • App mit automatischer Synchronisation
  • Zusätzliche Erweiterungen verfügbar
  • Nutzerfreundliches Interface
  • Zukunft von Produkt ungewiss
  • Nicht geeignet für größere Telefonkonferenzen (ab 10 Personen)
  • Kein Chromecast Support für Video Streaming
  • Kein "Warteraum" für Teilnehmer, die Videokonferenz früher betreten

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist der chatbasierter Arbeitsraum in Office 365 von Microsoft. Mit diesem Dienst lassen sich viele Produkte von Microsoft verknüpfen. Perfekt für Personen, die diese bereits schon verwenden.

  • Windows Server 2012 R2 +, Windows 10 oder Windows 8,1 in 32-Bit und 64-Bit; Mac OS X 10,11 El Capitan oder höher; Linux-Verteilung, die DEB oder RPM installieren kann (Pc-Version)
  • eine der neuesten vier Android- oder iOS-Versionen
  • Webcam
  • Bluetooth 

Eigenschaften

  • Text-Nachrichten
  • Audio- und Video-Chats
  • Austausch von Dokumenten
  • zahlreiche Schnittstellen zu anderen Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint und OneNote)
  • Verschiedene Bots (Meekan für Terminplanung, Polly für Abstimmungen oder Who is, Icebreaker Bot für Personensuche im Unternehmen)
Funktionsweise
  • Erstellung eines Teams durch Einladen von bereits bestehenden Personen oder Gast-Usern
  • Verschiedene Channel rund um Team, Projekt oder Thema, um mit Team-Mitgliedern zu kommunizieren
  • Tabs als Art der Navigation durch die Inhalte der Channel (Beiträge, Dateien, Wiki)
  • Basisversion kostenlos
  • Viele integrierte Chat-Funktionen
  • Individuelle Konfiguration möglich
  • Unterstützung von Skype und anderen Microsoft-Anwendungen
  • Keine Installation notwendig
  • Pro-Version geeignet für große Telefonkonferenzen oder Live-Events (bis zu 10.000 Teilnehmer)
  • App für mobile Geräte verfügbar
  • viele zeitsparende Kurzbefehle
  • Weitere Varianten kostenpflichtig (nur mit Office 365 möglich)
  • In der Basisversion kein Video-Chat mit mehreren Teilnehmern möglich
  • Verwirrendes Interface
  • Kaum Möglichkeiten, Channel und Teams im Nachhinein zu bearbeiten und zu replizieren
  • Obergrenze von 100 Channeln pro Team

Slack

Zur Kommunikation innerhalb von Arbeitsgruppen eignet sich der webbasierter Instant-Messaging-Dienst Slack. Er kann genutzt werden, um die Kommunikation von unübersichtlichen E-Mail-Threads in leicht durchsuchbare Chat-Kanäle zu übertragen. Eine Funktion für Videokonferenzen ist in der Basisversion nicht enthalten.

  • mindestens OS X 10.10, Windows 7, Fedora 28, Ubuntu LTS mit Version 16.04, Red Hat Enterprise Linux 7.0 (Desktop App)
  • mindestens iOS 11.1, Android 5.0
    (mobile App)
  • Chrome, Firefox, Safari, Microsoft Edge (Browser)

Eigenschaften

  • verschiedene Chat-Optionen (Privatnachricht, Chatnachricht, Antwort auf Beitrag) mit Fotos und Dateien, Emoticons
  • Integration von Diensten, wie RSS-Feeds, Google Drive, Twitter, IFTT und weiteren Apps

Funktionsweise

  • Arbeitsbereich/Workspace als private Instanz
  • verschiedene (private und öffentliche) Channel anstelle von einem Posteingang
  • Auffinden von Nachrichten mithilfe von Archiv und Priorisierung von Gesprächen möglich
  • Basisversion kostenlos
  • Geeignet als E-Mail-Ersatz (leicht durchsuchbare private Kanäle anstelle von E-Mail-Threads)
  • Verschiedene Messaging-Optionen
  • Anwendung für Desktops, mobile Geräte und als Web-Applikation
  • Vielzahl verschiedener Tools
  • Keine beschränkte Personenanzahl, geeignet für alle Teamgrößen
  • Viele integrierte Dienste
  • Weitere Varianten kostenpflichtig
  • In Basisversion kein Video-Chat mit mehreren Teilnehmern und telefonieren möglich
  • In kostenloser Variante ist Archiv nur bis auf die letzten 10.000 Nachrichten durchsuchbar
  • Nicht vollständig konfigurierbar in Windows-App

Alternative und Unterstützung: Kollaboratives Schreiben

Nicht immer müssen alle Probleme oder Aufträge zwingend über Telefonate oder Videokonferenzen bearbeitet und gelöst werden. Eine Möglichkeit mit anderen zusammenzuarbeiten, ohne sich am selben Ort zu befinden, bietet das kollaborative Schreiben. Hier können verschiedene Personen auf das gleiche Dokument zugreifen und daran arbeiten. Änderungen durch andere werden dabei in Echtzeit angezeigt. So muss ein Dokument nicht ständig hin und her geschickt werden. Diese Methode kann nicht nur als Alternative, sondern kann auch zur Unterstützung der Telefon- und Videokonferenzen genutzt werden.

  • Etherpad: Gemeinsame Link/Listensammlung, Texterstellung, Textbearbeitung mit Feedback
  • Google Docs: Gemeinsame Link/Listensammlung, Texterstellung, Textbearbeitung mit Feedback, Gruppenarbeit und Besprechungen zwischen Seminaren
  • Wiki: Gemeinsame Link/Listensammlung
  • Padlet: Gemeinsame Link/Listensammlung, Gruppenarbeit im Seminar präsentieren
  • Mind Maps: Gemeinsame Texterstellung
  • Blog: Gruppenarbeit im Seminar präsentieren
  • Slideshare-Präsentation: Gruppenarbeit im Seminar präsentieren
  • Wiki: Gruppenarbeit im Seminar präsentieren
  • Prezi: Gruppenarbeit im Seminar präsentieren

Weitere Informationen und Möglichkeit zum Download der Tools / Programme

Hier gehts zu den Tools und Programmen: Technische Fakten und Hintergrundwissen:

Ihre Ansprechpartner

Projektleiter: /scouts: Prof. Dr. Christian Dietrich

Prof. Dr. Christian Dietrich

Projektleiter

Projektmitarbeiter: /scouts: Thorsten Platzek

Torsten Platzek

Projektmitarbeiter

Julia Rupp

Projektmitarbeiterin

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Martin Spiecker
Westfälische Hochschule
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0209/9596-249

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