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Homeoffice - Eine Herausforderung?

6 Tipps um das Arbeiten zu Hause zu erleichtern.

Durch das Ausbrechen des Corona-Virus sind viele Menschen jetzt gezwungen im Homeoffice zu arbeiten. Klingt doch erst einmal positiv: Keine Businesskleidung, einfach im Schlafanzug mit dem Laptop im Bett liegen und ein paar Mails beantworten oder Telefonate führen. Außerdem muss man nicht im Stau stehen und keine Verspätungen der öffentlichen Verkehrsmittel in Kauf nehmen. Die Vorteile sind glasklar. Aber die Nachteile machen sich nach und nach bemerkbar: Der eigene Arbeit- und Freizeit-Rhythmus kommt durcheinander, die Internetverbindung ist nicht für effizientes Arbeiten ausgelegt, keine Möglichkeit an benötigte Daten heranzukommen und keine digitalen Tools zur Online-Kommunikation im Unternehmen eingerichtet. Solche Dinge können das Arbeiten von Zuhause erschweren. Hier 6 Tipps, die das Homeoffice erleichtern und die Vorteile überwiegen lassen.

Gerade in Zeiten von Corona kann das Homeoffice schnell zur Herausforderung werden.
Zentrale Datenspeicher bieten die Möglichkeit auf Daten von überall zuzugreifen und mit Arbeitskollegen zu teilen.

1. Tipp: Zentraler Datenspeicher

Das große Problem mit dem Homeoffice; Wie komme ich an die Unternehmens- Daten heran? Liegen sie nur auf dem eigenen PC am Unternehmensstandort oder gibt es ein zentrales Netzwerk (zentraler Datenspeicher), welches auf von Zuhause aus erreichbar ist? Das bekannte Tool, die Cloud (Dropbox, OneDrive, Nextcloud, Apple iCloud,  Google Drive etc.) ermöglicht es verschiedenste Unterlagen und Dateien mit anderen Mitarbeitern im Unternehmen zu teilen. Voraussetzung natürlich, sie werden da auch vorab abgelegt, sprich gespeichert und für alle freigegeben. Dabei liegen diese Daten aber auf einem fremden Server und sind vielleicht weniger geschützt als auf dem Eigenen. Eine andere Möglichkeit wäre das einrichten eines Network Attached Storage kurz NAS-Laufwerk. Dort werden die Daten auf dem eigenen Festplattenserver gespeichert, dieser ist dann mit dem Heimnetzwerk verbunden. Jeder kann mit dem richtigen Zugangspasswort dort Dateien ablegen und herunterladen. Sollte ein Update notwendig sein oder eine Festplatte ausfallen, muss sich aber das Unternehmen selbständig darum kümmern. Auch den Schutz der Daten muss das Unternehmen in Eigenregie übernehmen. Die Haftung liegt bei einer Datenspeicherung in der Cloud bei dem Betreiber. Dafür fallen dort gegebenfalls monatliche Gebühren an, während es bei dem NAS-Server bei einer einmaligen Anschaffung bleibt. Vor- und Nachteile haben beide Möglichkeiten, wer aber nur eine kleine vorübergehende Lösung benötigt, kann seine Daten am schnellsten über einen Cloudanbieter wie Google Drive, Dopbox oder OneDrive austauschen. Die Entscheidung liegt bei den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens. Eine zentrale Datenspeicherung ist für das Homeoffice allerdings fast unerlässlich. 

2. Tipp: Videokonferenz-Tool

Damit die wöchentlichen oder auch täglichen Meetings im Büro nicht ausfallen müssen, bieten sich zur Online-Kommunikation verschiedene Tools mit Chat- und Videofunktion an. Viele Tools sind kostenlos, einige bieten auch kostenpflichtige Zusatzangebote.

Neben dem bekannten Video-Tool Skype for business, gibt es neuerdings auch den Nachfolger Microsoft Teams auf dem Markt. Um dieses Nutzen zu können, ist allerdings der Besitz von Office 365 notwendig. Für die Standard-Version von Skype wird es nicht benötigt. Kosten fallen keine an, außer es werden Telefonate zu Handys oder Festnetztelefonen geführt. 

Das weniger bekannte Programm Nextcloud Talk ist eine Erweiterung der freien Cloud-Lösung Nextcloud. Es bietet Datenschutzvorteile, da es selbst gehostet werden kann und lässt sich ebenso wie fast alle anderen auch mobil von einer App aus nutzen. Mit Nextcloud Enterprise existiert auch eine kommerzielle Nutzungsvariante.

Der Platzhirsch unter den Videokonferenz-Lösungen ist Zoom. Auch hier gibt es einen kostenfreien Einstieg. Zoom hat den Vorteil, dass es selbst mit sehr großen Gruppen in einem Call problemlos funktioniert.

Eine Besonderheit ist Jitsi Meet, denn hier lässt sich ein Video-Anruf direkt aus dem Browser starten. Man muss also keine Software installieren. Dies eignet sich z.B. für den Kundenkontakt oder wenn ad hoc ein Video-Anruf stattfinden soll.

Hier geht es zu den Einzelheiten der verschiedenen Tools:
https://connect-emscherlippe.de/telefon-und-videokonferenzen-die-besten-tools/

Videokonferenzen helfen dabei die Arbeit im Team zu koordinieren.
Über unterschiedliche Messenger-Dienste kann die Kommunikation auch im Homeoffice schnell und zuverlässig erfolgen.

3. Tipp: Mailverkehr oder Chatfunktion

Die klassische Variante der Online-Kommunikation: Die Mail. Doch ist diese Form schon fast veraltet. Viele große Unternehmen greifen zu einer Chat-Lösung. In Microsoft Teams lassen sich, wie auch bei Whatsapp, Gruppen (Teams) bilden und in diesen können die Mitglieder/Mitarbeiter chatten. Emojis sind ebenfalls verfügbar, um das Gesagte zu verdeutlichen oder unterstreichen. Auch in Gruppenmeetings/-besprechungen können Dateien geteilt werden und unter Dokumente heruntergeladen werden. Auch Messenger wie Whatsapp, Signal oder Telegram können als kurzer Mail-Ersatz dienen. Andere Chat-Programme sind unter anderem Slack, Workplace by Facebook, Glip oder HipChat. Diese bieten sogar kostenlosen Zugang. Zu beachten ist auch hier der Datenschutz. Hier gibt es zum Teil Unterscheide bei den Anbietern und sollte bei der Auswahl beachtet werden. Für wichtige Informationen, die an das ganze Unternehmen gehen soll, eignet sich die klassische Mail hervorragend. Einfache an den gesamten Unternehmens-Verteiler schicken und alle werden erreicht. Dann könnte die News noch ganz oben im Intranet angeheftet werden. -> Siehe nächster Tipp.

4. Tipp: Intranet

Es gibt viele Gründe, warum ein Intranet eine praktische Lösung zur internen Kommunikation – auch im Homeoffice – darstellt. Was ist ein Intranet? Ein Firmen Internes Netzwerk über welches allerhand an Informationen ausgetauscht werden können. Im Gegensatz zum Internet können sich hier nur Personen mit entsprechendem Sicherheitsschlüssel anmelden. Meist ist eine Webseite Bestandteil des Intranets. Auf dieser privaten Website werden wichtige Nachrichten und Informationen eines Unternehmens platziert. Zuallererst kann nahtlos kommuniziert werden. Wenn schon die fünfte Mail am Tag vom Chef hereinflattert und der Überblick verloren geht? Einfach im Intranet die wichtigste Nachricht oben im Posteingang “anheften”. So ist es übersichtlicher und alle Mitarbeiter wissen direkt Bescheid. Nächster Vorteil: Die meisten modernen Intranets bieten die gemeinsame Bearbeitung eines Dokuments an, wie es auch bei Google Drive der Fall ist. So kommt es nicht zur versehentlichen Bearbeitung einer falschen Version. Auch Kommentare sind sichtbar, ähnlich wie bei der Bearbeitung eines Word-Dokuments. Am besten ist es, ein zentral verwaltetes Intranet zu haben, damit jeder Mitarbeiter auf alles von Zuhause aus zugreifen kann. Sollte ein Mitarbeiter nicht mehr bei dem Unternehmen arbeiten, kann dieser auch schnell blockiert werden vom Administrator. Als letztes lässt sich noch sagen, dass die administrative Arbeit der Personalabteilung gesenkt wird, weil aktuelle News immer zuerst da hinterlegt werden und nicht bei jeder Nachfrage zum Telefon gegriffen werden muss. 

Es gibt verschiedene Auswahl-Möglichkeiten an Intranet-Software: Die klassischen Microsoft-Lösungen: SharePoint und Yammer (wieder nur mit Office 365 möglich). Die Software Just Social ist bis zu 12 Nutzer kostenlos und perfekt zum Ausprobieren. Dann staffeln sich die Preise bis zu 50 Mitarbeitern ab 199 Euro monatlich. Es gibt auch andere kostenlose Intranet-Software, wie zum Beispiel Samepage und tribe.

Über das Intranet können Daten und Informationen mit der gesamten Firma geteilt werden. Firmenexterne haben dank Passwortschutz keinen Zugriff.
Auf gutes Equipment kann man sich in jeder Situation verlassen, so dass die wirklich wichtigen Dinge im Vordergrund stehen können.

5. Tipp: Gutes Equipment

Gutes Equipment, wie Mikrofon/Headset, Laptop oder Handy, ermöglichen eine bessere Kommunikation im Unternehmen. Hierdurch kann die Gefahr von Technische Probleme von Anfang an minimiert werden. Schließlich gibt es nicht Nervigeres als wenn mitten in der Videokonferenz der Laptop seinen Dienst versagt.

Wenn jeder Homeoffice-Mitarbeiter seine private Elektronik benutzt, sind die Leistungen und die Qualität bei jedem Mitarbeiter sehr unterschiedlich und die Abgrenzung zwischen dem privaten Leben (Freizeit) und der Arbeit vermischen sich sehr stark. Durch gesondertes Equipment lassen sich die verschiedenen Aktivitäten leichter trennen, wenn es zwei differenzierte Bereiche (Firmen-Equipment) gibt, in denen sie ausgeführt werden können.

6. Tipp: Entspannt arbeiten mit kleine Päuschen

Einfach positiv denken! Auch wenn die Kollegen nicht mehr zum Kaffeeplausch in der Küche warten, es gibt die Kaffeemaschine in den eigenen vier Wänden. Eine angenehme Atmosphäre kann entstehen, wenn zum Beispiel Haustiere zu einer kleinen Pause einladen und kurz mal für eine Auszeit von der Arbeit sorgen. Auch die vielleicht weniger förmliche Kleidung sorgt für ein wenig Entspannung beim Arbeiten. Sich einfach in den Garten oder auf den Balkon setzen und mit ein wenig Glück beim Sonnenschein die Arbeit verrichten. Wichtig ist es sich die Freizeit und Arbeit gut einzuteilen und nicht miteinander zu verschischen. Mehrere kleine Pausen helfen dabei, die Konzentration bei der Arbeit aufrecht zu halten.

Selbstdisziplin ist ein großes Stichwort und ist gar nicht mal so einfach. Nur weil der Chef oder die Chefin einem nicht durchgehend über die Schulter gucken kann, sollte natürlich trotzdem genauso gewissenhaft gearbeitet werden wie vorher. Nur sollte ab einer gewissen Zeit auch ein “Stopp” gesetzt werden – Niemand muss den ganzen Tag durcharbeiten oder erreichbar sein. 

Zusatztipp: Ein festgelegter Arbeitsort in der Wohnung, zum Beispiel Schreibtisch mit bequemen Schreibtischstuhl, hilft die Konzentration auf das Arbeitsgeschehen zu lenken und vermeidet Rückenschmerzen. Immer auf der Couch mit dem Laptop zu sitzen ist für den Rücken nicht angenehm.

Kleine Pausen helfen dabei die sich bei der Arbeit auf das Wesentliche zu konzentrieren.

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